Etapa de preparación

En la etapa de preparación se decide el éxito de la operación, pero es importante
mantener la discreción para evitar filtraciones a los competidores. Las actividades
propias de esta etapa son:

• La planificación: cabe determinar y ajustar las fechas de las promociones respetandolos imperativos de los fabricantes y las posibilidades del distribuidor.
• El tratamiento de la información: el jefe de sección debe informarse sobrecuestiones que afectan directamente a la promoción (volumen previsto,precios, duración, primas, etc.), para formalizar el acuerdo con los proveedores.Dependiendo del alcance de la promoción (ámbito nacional o local) lanegociación se hace en la sede central o en la tienda.
•  El aprovisionamiento: es fundamental prever las cantidades necesariascuidando de que no se produzca infraestimación (cálculo por defecto) osobrestimación (cálculo por exceso). Por otra parte, es necesario evitar lasroturas de stock, sobre todo cuando se ha hecho publicidad (este hecho obligaa tener existencias); y, además, tener en cuenta los riesgos de dumping posterior(aprovisionamiento pensado para poder seguir vendiendo barato más tiempo),ya que perturba el mercado.
•  La valorización: lo que se pretende es prever los posibles problemas de organizaciónde la promoción, confirmando los emplazamientos y los compromisos.